Text copied to clipboard!
Názov
Text copied to clipboard!Koordinátor plánovania schôdzok
Opis
Text copied to clipboard!
Hľadáme koordinátora plánovania schôdzok, ktorý bude zodpovedný za efektívne riadenie a organizáciu termínov stretnutí v rámci našej spoločnosti. Táto pozícia vyžaduje výborné organizačné schopnosti, schopnosť komunikovať s rôznymi oddeleniami a externými partnermi, ako aj schopnosť riešiť nepredvídané situácie týkajúce sa plánovania. Koordinátor bude pracovať na zabezpečení hladkého priebehu schôdzok, správnom rozvrhnutí času a zdrojov, a bude tiež zodpovedný za správu kalendárov a pripomienok. Ideálny kandidát by mal byť detailne orientovaný, proaktívny a schopný pracovať pod tlakom s cieľom zabezpečiť, aby všetky stretnutia prebehli podľa plánu a bez zbytočných komplikácií. Okrem toho bude koordinátor spolupracovať s tímom na optimalizácii procesov plánovania a navrhovať zlepšenia, ktoré zvýšia efektivitu a spokojnosť všetkých zúčastnených strán. Pozícia je kľúčová pre udržanie plynulého chodu organizácie a podporu jej strategických cieľov.
Zodpovednosti
Text copied to clipboard!- Plánovanie a koordinácia schôdzok a stretnutí.
- Správa kalendárov a pripomienok pre zamestnancov a manažérov.
- Komunikácia s internými tímami a externými partnermi ohľadom termínov.
- Zabezpečenie dostupnosti potrebných priestorov a vybavenia pre schôdzky.
- Riešenie konfliktov v rozvrhu a navrhovanie alternatívnych termínov.
- Príprava a distribúcia agendy a zápisníc zo schôdzok.
- Aktualizácia a udržiavanie databázy kontaktov a plánovacích nástrojov.
- Spolupráca na zlepšovaní procesov plánovania a organizácie práce.
- Monitorovanie dodržiavania termínov a upozorňovanie na blížiace sa udalosti.
- Podpora tímu pri administratívnych úlohách súvisiacich so schôdzkami.
Požiadavky
Text copied to clipboard!- Minimálne stredoškolské vzdelanie, výhodou je vysokoškolské vzdelanie.
- Skúsenosti s plánovaním schôdzok alebo administratívnou prácou minimálne 2 roky.
- Výborné organizačné a komunikačné schopnosti.
- Znalosť práce s kalendármi a plánovacími softvérmi (napr. Outlook, Google Calendar).
- Schopnosť riešiť problémy a flexibilne reagovať na zmeny.
- Precíznosť a dôslednosť pri práci s detailmi.
- Schopnosť pracovať samostatne aj v tíme.
- Dobrá znalosť slovenského jazyka, znalosť angličtiny výhodou.
- Zodpovedný prístup a spoľahlivosť.
- Schopnosť pracovať pod tlakom a dodržiavať termíny.
Potenciálne otázky na pohovor
Text copied to clipboard!- Aké máte skúsenosti s plánovaním schôdzok?
- Aké plánovacie nástroje ste používali?
- Ako by ste riešili konflikt v rozvrhu?
- Ako zabezpečujete, aby ste nezabudli na dôležité termíny?
- Ako komunikujete s rôznymi oddeleniami pri plánovaní?
- Ako zvládate prácu pod tlakom?
- Aké sú vaše silné stránky v oblasti organizácie?
- Máte skúsenosti s prípravou agendy a zápisníc?
- Ako by ste navrhli zlepšiť proces plánovania schôdzok?
- Prečo chcete pracovať na tejto pozícii?
